Desde que registra una factura digital o electrónica destinada a UGR se le asocia un estado de tramitación que va cambiando con el tiempo según la operación que se haya realizado con ella en la universidad. Y, por web o correo electrónico, podrá conocer cada cambio de estado que se produzca.
Éstos son todos de los que recibirá información, por orden:
REGISTRADA. Sólo si lo hizo a través de FACe. Consta registrada en FACe pero aún no ha sido recibida por UGR.
SIN CENTRO. Si lo hizo a través de FACe y no indicó el centro de gasto universitario de destino (Órgano Proponente). Está a la espera de que lo proporcione, por el Portal de Facturas UGR. No ha sido aceptada aún por UGR.
ACEPTADA. Ha sido registrada administrativamente en UGR, con revisión y aceptación inicial de sus datos. Normalmente, reciben este estado las facturas presentadas por el Portal de Facturas UGR, tras su revisión visual y validación por personal competente.
ALTA EN RCF. Está registrada en UGR, en su registro administrativo y contable. Procedente de FACe o de su propio Portal de Facturas. RCF es Registro Contable de Facturas (el de UGR).
VERIFICADA EN RCF. Verificación automática en UGR del formato e información de la factura.
RECIBIDA EN DESTINO. Entregada en el centro responsable de la compra dentro de la UGR, el indicado en factura. Puede no ser el correcto, lo que podría suponer su Rechazo.
CONFORMADA. El responsable de la compra en UGR la ha revisado y dado su conformidad para que sea tramitada y pagada a la mayor brevedad posible. Empieza a contar el plazo de legal de pago.
TRAMITADA. El personal administrativo de la Unidad responsable en UGR (normalmente, Unidad compradora) ha registrado e introducido los datos de su factura en el sistema informático contable de UGR y queda pendiente de su revisión por el Servicio de Contabilidad central de UGR.
CONTABILIZADA LA OBLIGACIÓN RECONOCIDA. Está validada por el Servicio de Contabilidad central de UGR y se reconoce la obligación de pagarla por parte de UGR. Entra a formar parte de los periodos y lotes de pago establecidos.
PAGADA. Ya ha sido pagada, por el medio y entidad indicados en factura.
Y, en cualquier momento, puede recibir estos otros estados:
RECHAZADA. Por algún motivo, que se le comunica, no se acepta la factura, se rechaza y no entra en el sistema contable universitario. Puede presentar una nueva corregida.
SOLICITADA LA ANULACIÓN. Si Vd., como proveedor y autor de la factura, ha solicitado que se anule en UGR y no se tramite. Mientras no reciba respuesta a esta solicitud, su factura conservará alguno de los estados anteriores.
ANULADA. La solicitud de anulación de la factura que presentó Vd. ha sido aceptada por UGR. Por tanto, queda anulada y no se tramitará. Puede presentar otra en su lugar.
